MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS DALAM KONTEKS BEKERJA

MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS

DALAM KONTEKS BEKERJA

A. Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis

Banyak bentuk aturan atau petunjuk yang dapat ditemukan dalam kehidupan kita. Baik di lingkungan rumah tangga, sekolah, masyarakat, di tempat pekerjaan, maupun dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.Bentuk perintah dapat disampaikan secara lisan ataupun tertulis. Perintah lisan biasanya menuntut respon/tindakan langsung sehingga muncul variasi kalimat perintah, sedangkan bentuk perintah tertulis umumnya bersifat tidak langsung.

Dalam dunia kerja, perintah sudah menjadi bagian keseharian dalam proses kerja sekaligus menjadi jaminan keberlangsungan kerja yang diwarnai oleh pola hubungan manusia secara hierarki. Perintah sering menjadi acuan pekerjaan, bahkan roda penggerak agar manusia selalu melakukan pekerjaan karena perintah itu sendiri adalah awal tindakan atau pedoman kerja. Dalam budaya kerja, perintah dapat dimanifestasikan dalam bentukinstruksi, petunjuk, dan pedoman. Karena pekerjaan berkaitan dengan administrasi dan dokumentasi, bentuk petunjuk dan pedoman lebih banyak diwujudkan secara tertulis dalam bentuk surat.

Berdasarkan jenisnya, bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi:

(1)  himbauan/larangan, misalnya himbauan menjadi akseptor RB, larangan membuang sampah;

(2)  petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu barang;

(3)  Peraturan, misalnya peraturan berlalu lintas, peraturan waktu berkunjung;

(4)  pedoman, misalnya pedoman penulisan karya ilmiah;

(5)  undang-undang, misalnya undang-undang tentang penyalahgunaan narkoba, undang-undang pendidikan.

B.  Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja

Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasitertulisyang paling efisien,efektif,ekonomis, dan praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.

Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau perintah kerja yang dapatdijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu lembaga,instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi informasi kerja atau perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran, memorandum, pengumuman, dan disposisi.

1.                  1. Surat Perintah

Surat Perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.

Surat perintah terdiri atas:

(1)  kepala surat

(2)  pembukaan

(3)  isi surat perintah

2.                 2.  Surat Edaran

Surat Edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnyakebijakan pimpinan,petunjukmengenaitatacara pelaksanaan, atau peraturan perundang-undangan.

Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu surat edaran umum dan surat edaran                 khusus. Surat edaran umum ditujukan kepada orang banyak atau umum. Surat edaran khusus                 ditujukan kepada orang atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.

Surat edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.

(1)  Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.

(2)  No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.

(3)  Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah

(4)  Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat

(5)  Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran.

3.  Surat Pengumuman

      Pengumuman berasal dari kata ”umum”, mendapatkonfiks pe-andan bunyi sengau ng. Kata                     dasar umummempunyai arti seluruh atau orang banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan atau             memaklumkan. Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang banyak tentang sesuatu masalah,               agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak yang berkepentingan. Berdasarkan sifat dan                   asalnya, pengumuman dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.

     (1)  Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui                         pesawat telepon atau pengeras suara (sound system).

     (2)  Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram,                 surat kawat, telex, surat kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.

     (3)  Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.

   Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan tentang masalah yang perlu                          diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan pengumuman tersebut. Surat                             Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, di antaranya:

(1)  menyebarkannya sebagai surat edaran,

(2)  memasangnya di papan-papan pengumuman, dan

(3)  memasangnya di koran-koran sebagai iklan.

SURAT EDARAN

Surat Edaran

Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang berarti berputar
atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut
dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
1. Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.

Fungsi surat edaran:
1. di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk, penjelasan   tentang pelaksanaan atau peraturan;
2. di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.

Macam surat edaran:
1. Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang   bersifat nasional.
Misalnya:
(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional
(2) edaran tentang sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu
2. Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang        pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.
Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat
edaran tentang:
(1) petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan
      pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.

3. Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :
(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu      lingkungan tertentu
(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan
     jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.
2. Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah
    Bagian-bagian surat ini adalah sebagai berikut.
a. Kepala surat
(1) Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya
     “Hal”, diberi garis bawah.
(2) Sebelah kiri atas :
Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju.
(3) Sebelah kanan atas :
     Tempat tanggal, bulan, dan tahun.
b. Isi surat edaran/batang tubuh
    Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:
(1) pendahuluan
(2) inti
(3) penutup
c. Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas :
(1) nama jabatan
(2) tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran
(3) nama pejabat dan NIP/NRP
(4) cap dinas
(5) tembusan (bila dianggap perlu

TUJUAN DAN FUNGSI MEMO

1. Tujuan Memo
 

Tujuan Memo adalah untuk meminta atau memberikan informasi atau petunjuk kepada seseorang yang berkompeten.

2. Fungsi Memo

Fungsi Memo adalah sebagai bentuk komunikasi yang berisi arahan, permintaan, atau keterangan tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diselesaikan dengan segera.

Contoh Memo

Berikut adalah contoh memo resmi dan tidak resmi, secara umum perbedaan antara memo resmi dan tidak resmi adalah bahasa yang digunakan dan pembuat memo itu sendiri.

Contoh Memo Tidak Resmi

Contoh 1

Untuk : Papa

Pa, Mama berangkat ke kantor lebih pagi hari ini karena ada jadwal piket. Mama sudah menyiapkan sarapan dan juga bekal makan siang. Semoga Papa suka dengan menunya. Sebelum berangkat ke kantor, jangan lupa untuk memaastikan bahwa kompor, mesin air, dan lampu sudah tidak menyala. Pasang kunci gembog di pagar dan aktifkan perekam CCTV. Terimakasih, Pa. Semoga hari ini menyenangkan.

Tertanda

Mama.

Contoh 2

Hai Tasya,

Terimakasih sudah meminjamkan buku ini padaku. Tugas analisis sastraku sudah selesai dan mendapatkan nilai A. Ini berkat bantuanmu meminjamkan buku novel yang menarik ini. Sebagai bentuk terimakasihku padamu, aku ingin mengajakmu makan siang besok di Pulau Emas Restaurant pukul 13.00. Kabari aku segera. Ini nomor teleponku, 081237473839.

Tertanda,        

Bryan

Contoh 3

Dari     : Vanesha

Untuk  : Linda

Linda, baju yang aku jahitkan di tempatmu kemarin aku kembalikan. Ada bagian yang tidak rapi dan sangat menggagu ketika digunakan. Bagian yang perlu diperbaiki sudah aku tandai and aku beri catatan. Aku sangat buru-buru hari ini sehingga tidak dapat menemuimu langsung. Aku menitipkan ini kepada ibumu. Aku minta tolong untuk segera diperbaiki karena baju itu akan aku pakai pada pesta pernikahan sepupuku lusa.

Terimakasih, Linda. Maaf merepotkan.

Tertanda,

Vanesha.

Contoh 4

Hai Sheila,

Jangan lupa mengambil salah buah pesananmu di toko ku ya. Sudah aku siapkan yang spesial untukmu. Ada bonus satu porsi untuk anakmu.

Tertanda,

Vivi.

Contoh Memo Resmi

Contoh 1

PEMERINTAH KOTA BANDAR LAMPUNG

DINAS PENDIDIKAN NASIONAL

SMP PELITA BARU

MEMO

                                                                                                            26 Februari 2016

Dari                 : Kepala Sekolah                                                        

Kepada            : Seluruh Dewan Guru dan Staff Tata Usaha

Dimohon untuk segenap dewan guru dan staff tata usaha untuk turut serta mengingatkan anak-anak dalam gerakan cinta lingkungan sehingga anak-anak terlatih dan terbiasa untuk membuang sampah pada tempatnya, membuang sampah sesuai dengan jenis sampahnya, dan tidak memetik tanaman atau bunga disekitar sekolah (hal-hal yang merusak keindahan dan kelestarian lingkungan sekitar sekolah).

Terimakasih

Kepala Sekolah

Rumi Al Iman

Contoh 2

DINAS PARIWISATA

PEMERINTAH KOTA BANDAR LAMPUNG

MEMO

                                                                                                            25 Februari 2016

Dari                 : Kepala Dinas

Kepada            : Kepala Bagian Humas

Mohon segera berkoordinasi dengan tim penyelenggara Tourism Fair untuk melakukan publikasi acara semaksimal mungkin mengingat bahwa waktu persiapan yang tersisa hanya 3 minggu. Saya menunggu progress report dari acara tersebut.

Terimakasih.

Kepala Dinas

Satria Bumi

Contoh 3

PT. MURAH MERIAH BERKAH

Jalan Penduduk Ramai nomor 839A, Kota Antarberantah

MEMO

Kepada  : Supervisor Bidang Produksi

Dari       : Manajer Cabang Antahberantah

Diberitahukan bahwa tenggat waktu pemeriksaan dan pembuatan laporan pemeriksaan tersisa 7 hari lagi. Mohon dikerjakan dengan sebaik-baiknya agar launching produk terbaru tidak terhambat. Proses promosi dapat dilaksanakan lebih awal apabila proses produksi telah selesai.

Terimakasih.

Manager Cabang Antahberantah

Faisal Hamied

MEMO

Pengertian Memo

Memo adalah sebuah bentuk surat yang ditulis dengan ringkas, padat dan jelas yang ditujukan kepada seseorang. Biasanya isi Memo langsung menyatakan maksud dari si pengirim tanpa adanya bagian bagian isi surat lain seperti, salam pembuka, dan salam penutup.

Berdasarkan penggunaannya, Memo dibagi menjadi dua bentuk yaitu Memo resmi dan Memo tidak resmi. Memo resmi adalah Memo yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Memo ini ditujukan untuk orang yang ada atau terlibat di lembaga, instansi, atau organisasi tersebut.

Struktur Memo

Memo tertadi beberapa bagian (struktur) memo antara lain sebagai berikut:

·  Kepala Memo

Kepala memo terdiri dari :Kop Memo (Memo Resmi), Nama Pengirim dan Nama Penerima.

·  Badan Memo

Badan Memo teridiri dari Isi memo.

·  Kaki Memo

Kaki Memo terdiri dari : Tanda tangan dan Nama Jelas si Pembuat Memo.

Ciri-Ciri Memo

Memo memiliki beberapa ciri, berikut adalah ciri ciri memo:

1. Maklumat yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud
2. Hendaklah lengkap dengan nombor rujukan, tarikh, perkara, tanda tangan dan dsb.
3. Secara umum, ciri yang ada dalam penulisan surat rasmi juga boleh di aplikasikan dalam penulisan memo.
4. Ia berbeda dengan surat rasmi kerana berbentuk tidak terlalu formal, lebihringkas dan mempunyai catatan salinan kepada
5. Memo juga tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat rasmi.
6. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat.Bergantung pada institut/ jabatan tersebut menentukan format memo . Biasanya berupa perintah dari atasan kepada bawahannya