MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS DALAM KONTEKS BEKERJA

MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS

DALAM KONTEKS BEKERJA

A. Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis

Banyak bentuk aturan atau petunjuk yang dapat ditemukan dalam kehidupan kita. Baik di lingkungan rumah tangga, sekolah, masyarakat, di tempat pekerjaan, maupun dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.Bentuk perintah dapat disampaikan secara lisan ataupun tertulis. Perintah lisan biasanya menuntut respon/tindakan langsung sehingga muncul variasi kalimat perintah, sedangkan bentuk perintah tertulis umumnya bersifat tidak langsung.

Dalam dunia kerja, perintah sudah menjadi bagian keseharian dalam proses kerja sekaligus menjadi jaminan keberlangsungan kerja yang diwarnai oleh pola hubungan manusia secara hierarki. Perintah sering menjadi acuan pekerjaan, bahkan roda penggerak agar manusia selalu melakukan pekerjaan karena perintah itu sendiri adalah awal tindakan atau pedoman kerja. Dalam budaya kerja, perintah dapat dimanifestasikan dalam bentukinstruksi, petunjuk, dan pedoman. Karena pekerjaan berkaitan dengan administrasi dan dokumentasi, bentuk petunjuk dan pedoman lebih banyak diwujudkan secara tertulis dalam bentuk surat.

Berdasarkan jenisnya, bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi:

(1)  himbauan/larangan, misalnya himbauan menjadi akseptor RB, larangan membuang sampah;

(2)  petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu barang;

(3)  Peraturan, misalnya peraturan berlalu lintas, peraturan waktu berkunjung;

(4)  pedoman, misalnya pedoman penulisan karya ilmiah;

(5)  undang-undang, misalnya undang-undang tentang penyalahgunaan narkoba, undang-undang pendidikan.

B.  Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja

Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasitertulisyang paling efisien,efektif,ekonomis, dan praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.

Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau perintah kerja yang dapatdijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu lembaga,instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi informasi kerja atau perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran, memorandum, pengumuman, dan disposisi.

1.                  1. Surat Perintah

Surat Perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.

Surat perintah terdiri atas:

(1)  kepala surat

(2)  pembukaan

(3)  isi surat perintah

2.                 2.  Surat Edaran

Surat Edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnyakebijakan pimpinan,petunjukmengenaitatacara pelaksanaan, atau peraturan perundang-undangan.

Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu surat edaran umum dan surat edaran                 khusus. Surat edaran umum ditujukan kepada orang banyak atau umum. Surat edaran khusus                 ditujukan kepada orang atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.

Surat edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.

(1)  Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.

(2)  No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.

(3)  Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah

(4)  Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat

(5)  Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran.

3.  Surat Pengumuman

      Pengumuman berasal dari kata ”umum”, mendapatkonfiks pe-andan bunyi sengau ng. Kata                     dasar umummempunyai arti seluruh atau orang banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan atau             memaklumkan. Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang banyak tentang sesuatu masalah,               agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak yang berkepentingan. Berdasarkan sifat dan                   asalnya, pengumuman dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.

     (1)  Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui                         pesawat telepon atau pengeras suara (sound system).

     (2)  Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram,                 surat kawat, telex, surat kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.

     (3)  Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.

   Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan tentang masalah yang perlu                          diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan pengumuman tersebut. Surat                             Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, di antaranya:

(1)  menyebarkannya sebagai surat edaran,

(2)  memasangnya di papan-papan pengumuman, dan

(3)  memasangnya di koran-koran sebagai iklan.

       4.  Memo atau Memorandum

       Memorandum biasa digunakan untuk surat-menyurat secara interndalam lingkungan kantor.                   Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan atau antara pejabat yang setaraf. Isi memo singkat,                     sederhana, dan mudah agar cepat dipahami. Memo umumnya berisi peringatan, arahan, penerangan,             perintah, pertanyaan, dan lain sebagainya.

       Penulisan memo dapat ditik atau ditulis tangan. Isi memo umumnya tidak lebih dari 10 baris.                   Bagian-bagian memorandum meliputi sebagai berikut:

      a.  Ciri Bentuk

Terdiri atas dua bagian, yaitu kepala memo dan isi memo. Kepala memo berisi:

(1)        pihak yang dituju

(2)        pengirim memo

(3)        perihal memo

(4)        tanggal pengirim memo

(5)        paraf dan nama pengirim

      b.  Ciri Isi

   Isi memo disampaikan dengan bahasa singkat. Penulisan memo harus langsung menyampaikan                 pesan atau perintah dengan kalimat pendek dan tegas. Karena peredarannya yang terbatas, memo                 biasanya tidak mencantumkan identitas kantor.

      5.  Disposisi

        Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk diisi oleh                  pimpinan tentang tindak lanjut surat yang masuk. Dengan kata lain, disposisi adalah catatan berupa                saran /tanggapan/instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.

        Sebagai contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang oleh bagian administrasi. Surat            itu diagendakan, lalu diberi lembar disposisi. Selanjutnya, pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi                bisa merupakanperintah untuk menolak penawaran tersebut atau memerintahkan staf yang                            bersangkutan untuk membalas surat yang isinya memesan barang-barang tersebut

.

   Disposisi dibedakan menjadi dua macam:

      (1)  disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat, dan

      (2)  disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang dituliskan pada lembaran tersendiri (lembaran disposisi).

C. Perintah Kerja Berbentuk Manual

Petunjuk penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan perintah bagaimana melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat. Petunjuk penggunaan umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi petunjuk penggunaan barang yang bersangkutan.

Oleh sebab itu, petunjuk penggunaan (manual kerja) biasanya menggunakan bahasa lugas dan mudah dipahami.

            Petunjuk penggunaan dibuat agar pengguna barang/alat dapat menggunakan barang tersebut dengan baik dan bermanfaat sesuai dengan cara kerja dan kegunaan barang tersebut. Barang-barang elektronik, seperti kulkas, televisi, telepon, mesin cuci, VCD/DVD, atau komputer perlu buku petunjuk.

D. Menindak Lanjuti Perintah Kerja Tertulis

Pada bab dua, kita telah mempelajari bagaimana menindaklanjuti perintah kerja secara lisan, misalnya instruksi dari Pembina OSIS tentang rencana menyelenggarakan Pentas Seni dalam rangka peringatan HUT sekolah. Ketua OSIS dan pengurusnya segera melakukan langkah-langkah seperti membentuk panitia, merencanakan kegiatan, merumuskan agenda kerja, struktur kerja, dan menyusun beberapa pertanyaan untuk konfirmasi.

Dalam dunia kerja, seorang pemimpin tentu sering memberikan perintah kerja, baik secara lisan maupun tertulis. Setiap karyawan ,baik sebagai atasan maupun bawahan, harus mampu memahami serta menyikapi dengan baik peraturan atau budaya kerja yang ada pada perusahaan tempat dia bekerja. Setiap menerima perintah kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau instruksi kedinasan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat menindaklanjutinya.

Hal-hal yang perlu dilakukan saat menerima perintah kerja tertulis, ialah seperti berikut.

(1)  Membaca perintah kerja secara teliti, hati-hati, dan saksama.

(2)  Membuat catatan informasi penting dari perintah kerja tersebut.

(3)  Membuat rencana tindak lanjut berdasarkan perintah

(4)  Merancang bagan atau prosedur kerja yang diperintahkan.

(5)  Meminta konfirmasi kepada          pemberi perintah akan ketepatan rencana kerja.

RANGKUMAN

A.  Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis

Bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu himbauan/larangan, petunjuk, peraturan, pedoman, dan undang-undang.

B.  Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja

Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Model surat yang berisi informasi kerja atau perintah kerja, antara lain:

1.  Surat Perintah

2.  Surat edaran, yang terdiri atas surat edaran umum dan surat edaran khusus.

3.  Surat Pengumuman yang dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

(1)  Pengumuman lisan

(2)  Pengumuman tertulis

(3)  Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.

4.  Memo atau Memorandum

5.  Disposisi yang dibedakan menjadi disposisi langsung dan disposisi

tidak langsung.

C.  Perintah Kerja Berbentuk Manual

Petunjuk penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan perintah bagaimana melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat. Petunjuk penggunaan umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi petunjuk penggunaan barang yang bersangkutan, seperti barang-barang elektronik TV, kulkas, VCD, atau HP.

D.  Menindak lanjuti Perintah Kerja Tertulis

Setiap menerima perintah kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau instruksi kedinasan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat menindaklanjutinya. Tindak lanjut tersebut mulai dari membacaperintahkerjasecara teliti sampaidengan meminta konfirmasi

kepada pemberi perintah akan ketepatan rencana kerja.

Informasi Varbal dan Nonverbal

Informasi Varbal dan Nonverbal

      Cara mengungkapkan informasi dapat dilakukan dengan verbal dan nonverbal. Cara verbal meliputi iformasi lisan dan tulis. Cara nonverbal biasanya ditampilkan dalam bentuk bagan, tabel, diagram, grafik, denah, atau matriks.

      Penyajian informasi verbal dan nonverbal yang menggunakan kalimat-kalimat informatif dianggap lebih mudah dimengerti banyak orang, tetapi penggunaan bagan, tabel, diagram, grafik, denah, dan matriks terkadang lebih menarik dan efektif. Informasi verbal dapat disampaikan dengan dua cara, yaitu lisan dan tulis.

Contoh informasi verbal:

Delapan Jalur Rawan, Banyak Tikungan

PURBALINGGA-Setidaknya ada 8 jalur rawan kecelakaan lalu lintas, yaitu jalur Banyeman di Karangreja yang banyak tikungan dan turunan tajam. Kemudian, jalur Gandasuli di Bobotsari yang memiliki satu tikungan dan turunan tajam, jalur Gembong dan Mrebet, jalan lurus lapang, namun padat kendaraan. “Seringkali melenakan pemakai jalan sehingga mereka tancap gas terus.”      Jalur lainnya adalah Bobotsari-Karanganyar yang jalannya labil dan bergelombang. Sementara itu, terdapat tikungan dan turunan tajam di jalur Kemanggungan di Rembang. Jalur Karangkabur-Kalitinggar di Padamara jalan cukup sempit dan arus lalu lintas padat hingga rawan kecelakaan.      Selanjutnya di jalur Purbalingga-Jompo, arus lalu lintas padat dan kecepatan kendaraan tinggi karena perbatasan dengan Purwokerto. Jalur terakhir yang harus diwaspadai ialah Bojong-Sukareja. Jalur ini jalan bergelombang dan licin, arus yang padat, dan umumnya kendaraan berkecepatan tinggi. Di jalur ini juga sering terjadi kecelakaan.Sumber: Suara Merdeka, 2 Oktober 2007, halaman 1, dengan pengubahan 

Simpulan informasi di atas adalah:

Terdapat delapan jalur rawan di Purbalingga, yaitu Banyeman (Karangreja), Gandasuli (Bobotsari), Gembong-Mbrebet, Bobotsari-Karanganyar, Kemanggungan (Rembang), Karangkabur-Kalitinggar, Purbalingga-Jompo, dan Bojong-Sukareja.

RINGKAS

Dalam menyimpulkan informasi, gunakan bahasa Indonesia sesuai fungsi dan kedudukannya.

·         Fungsi

1. Sebagai alat pemersatu bangsa
2. Sebagai ciri khas suatu bangsa
3. Sebagai pembawa kewibawaan
4. Sebagai kerangka acuan

·         Kedudukan: sebagai bahasa pertama, kedua, dan asing.

Sumber  : Bahasa Indonesia: Tataran Madia untuk SMK dan MAK Kelas XI 

Menyimpulkan Informasi Lisan dan Tulis Sesuai Kedudukan dan Fungsi Bahasa Indonesia

Menyimpulkan Informasi Lisan dan Tulis Sesuai Kedudukan dan Fungsi Bahasa Indonesia

Kedudukan Bahasa Indonesia

Kedudukan bahasa dapat diketahui melalui factor-faktor berikut: (1) jumlah penuturnya; (2) luas penyebarannya; dan (3) peranannya sebagai sarana ilmu, susastra, dan ungkapan budaya lain yang bernilai. Berdasarkan patokan pertama/jumlah penuturnya, bahasa Indonesia digunakan sebagai bahasa ibu. Sebagai bahasa ibu, penutur bahasa Indonesia semakin bertambah. Pertambahan tersebut disebabkan arus urbanisasi, perkawinan antarsuku, keinginan generasi muda berbahasa Indonesia, dan banyaknya orang tua masa kini yang menghendaki anaknya sebagai penutur bahasa Indonesia.

Fungsi Bahasa Indonesia

Bertolak dari kedudukan bahasa Indonesia di atas, fungsi bahasa Indonesia meliputi:

a.    Sebagai alat pemersatu

Bahasa Indonesia mempersatukan masyarakat Indonesia dan meningkatkanproses identifikasi penutur di seluruh Indonesia dari Sabang sampai Merauke.

b.    Sebagai ciri khas suatu bangsa

Bahasa Indonesia memperkuat perasaan kepribadian nasional masyarakat pemakaninya dan membedakan bangsa Indonesia dengan bangsa lain.

c.    Sebagai pembawa kewibawaan

Ahli bahasa dan khalayak ramai di Indonesi pada umumnya berpendapat bahwa perkembangan bahasa Indonesia dapat dijadikan teladan bagi bangs lain di Asia Tenggara yang juga memerlukan bahasa modern.

d.   Sebagai kerangka acuan

Bahasa Indonesia menjadi kerangka acuan fungsi estetika bahasa di bidang sastra dan pemakaian bahasa, seperti permainan kata, iklan, dan tajuk berita.

Informasi Verbal dan Nonverbal

Cara mengungkapkan informasi dapat dilakukan dengan verbal dan nonverbal. Cara verbal meliputi informasi lisan dan tulis. Cara nonverbal biasanya ditampilkan dalam bentuk bagan, table, diagram, grafik, denah, atau matriks.

Penyjian informasi verbal yang menggunakan kalimat-kalimat informative dianggap lebih mudah dimengaerti banyak orang, tetapi penggunaan bagan, table, diagram, grafik, denah, dan matriks terkadang lebih menarik dan efektif. Informasi verbal dapat disampaikan dengan du acara, yaitu isan dan tulis.

Mengidentifikasi Isi-Isi Informasi

Mengidentifikasi Isi-Isi Informasi

Informasi ada yang bersifat perintah dan ada juga yang bukan. Secara garis besar, isi informasi meliputi pertanyaan, pernyataan/berita dan perintah. Pertanyaan, berita ataupun perintah dapat diketahui melalui ciri bentuk dan makna. Ciri bentuk ditandai oleh penggunaan tanda baca, sedangkan ciri makna ditandai oleh isi informasi itu sendiri. 

  Berdasarkan pengertian tersebut, marilah berlatih mengidentifikasikan isi informasi dan merumuskan simpulannya.

Teks 1: Puisi

Aku Cukup Dengan Engkau Saja

Aku cukup dengan Engkau saja

Dalam nikmat zikir dan sujud jiwa

Aku cukup bersama-Mu saja

            Aku cukup dengan Engkau saja

            Walau orang-orang itu

            Mencari kesenangan di diskotik-diskotik

            Panti-panti pijat, hotel dan pelacuran

            Aku cukup di rumah-Mu saja

            Dalam nikmat zikir dan sujud jiwa

            Bukan lantaran takut AIDS dan rajasinga

            Jika kujauhi pelacuran dan sauna

            Tapi memang cukup bagiku

            Bahagia dalam cinta-Mu saja

                        Aku cukup dengan Engkau saja

                        Walau kursi dan mobil dinas menjauhiku

                        Walau dasi dan gaji besar berpaling dariku

                        Walau ormas dan orpol mencibir padaku

                        Aku cukup di dekat-Mu saja, bahagia

                        Dalam nikmat zikir dan sujud jiwa

(Ahmadun Yosi Herfanda)

      Puisi diatas menceritakan ketakwaan seseorang kepada Tuhannya. Penyair merasa hidupnya bahagia hanya dengan menyembah Tuhan lewat zikir dan sujud. Penyair tidak peduli jika kenikmatan duniawi jauh darinya karena ia hanya peduli dengan Tuhan yang akan menghindarkan ia dari kesesatan di dunia.

      Simpulan puisi di atas dapat berupa kecintaan dan kepasrahan manusia kepada Tuhan yang akan membimbingnya menuju kebaikan. Manusia akan terhindar dari perbuatan sesat jika ia berserah diri dan menghindari kenikmatan dunia. Mendekatkan diri dengan Tuhan akan menimbulkan perasaan nyaman, teduh, dan bahagia. Manusia pun akan merasa terang menjalani hidupnya di dunia (induktif).